reflectie op het coachen van een vzw in crisis

quote_h_jpgCasa Rosa, een vzw die het welzijn van Oost-Vlaamse holebi’s en transgenders behartigt, riep de hulp in van x-anders: ‘Wat is onze identiteit nog?’ ‘Hoe krijgen we de vzw weer op de rails?’ ‘Wat doen we met het nijpend vrijwilligerstekort?’ ‘Help, ons budget is op!’ ‘Hoe kunnen we terug leren om op korte en lange termijn beleidsmatiger te plannen?’ …  Een opsomming van enkele vragen, los van alle ermee gepaard gaande emoties, waar het bestuur en de coördinatrice mee worstelden. De vzw was in crisis, zoveel was duidelijk.

Ik nam de opdracht aan, en garandeerde minstens een half jaar ondersteuning te bieden waar mogelijk. Ik had al affiniteit met de regenboogwereld en -beweging, kende de vzw al vrij goed, dus ik was overtuigd van mijn ‘instapbaarheid’ en ‘klare kijk’ op de dingen. Omdat de vzw budgettair niet krachtig was, besloten we om mij even op hun payroll te plaatsen – wat goedkoper uitkwam dan factureren via externe coaching.

Naïef als ik was, dacht ik dat alles een keerpunt zou kennen door het boosten van de groepssfeer; een klankbord zijn voor de coördinatrice; de bestuursleden voldoende face-to-face zien zodat ze elk weer hun draai zouden vinden in hun eigen plek voor de vzw; helderheid en ondersteunende tools bieden rond het pakket waar ze zich voor engageerden. Hier heb ik misschien een inschattingsfout gemaakt. Niet omdat mijn aanpak daarbinnen niet juist was, maar vooral omdat ik pas laat inzag dat het niet de juiste oplossing was en dat de wonden en de kwetsuren van deze vzw véél dieper zaten dan wat verwoord kon worden tijdens de aftastende gesprekken. Met peptalk en best practices raak je er niet steeds…

Wat deed ik in die periode?

  1. Veel tijd steken en aandacht geven aan persoonlijke coaching.
  2. Vrijwillig(st)ers en externe partners bevragen (online, overleg, …).
  3. Aftastende objectieve metingen houden.
  4. Drafts schrijven over vrijwilligersbeleid, functieprofielen, … .
  5. Een bestuursdag organiseren, waar we kernen zouden raken.
  6. De banden met partnerorganisaties krachtiger aanspannen.
  7. Analyseren wat mij voorgelegd werd, en zo een klankbord vormen.
  8. Dagelijks bereikbaar zijn voor ieders kleine of grote zorgen.
  9. De online kanalen (website, Facebook, …) voeden en boosten.

Uiteindelijk heb ik de vzw kunnen overtuigen om de hand te reiken naar partnerorganisaties (andere Roze Huizen, De Provincie, Stad Gent, koepelorganisatie çavaria, …) om er terug een ‘samen’ van te maken. Op die manier kwam er ook een denkdag, waar méér dan 70 personen aanwezig waren die mee het heft in handen wilden nemen. En zo was ik een tijd een steunpilaar, inspirator, visionair én back-up voor kleine zaken waar geen mankracht voor was. Semi-beroepskracht, semi-externe coach. Toch wel een heel speciale positie.

Wat kan ik meegeven als coach? 

  • Maak véél tijd voor analyse en situatieschets. Een vzw zit véél dieper geworteld dan de som van de interpretaties van de huidige actieve mensen. Die ‘kern’ krijg je niet op één-twéé-drie te pakken, die moet je mee doorleven: door er in te ademen en tegelijk afstand van te houden. Door te praten, te overleggen, te lezen, te observeren en verder te kijken dan de muren van de organisatie. Dat is een héél pak om te doen, tijdrovend, maar toch krijg je focus, en zicht door de mist die er eerst was.
  • Ga niet onvoorwaardelijk uit van (de woorden van) mensen. Laat je niet enkel leiden door wat men je vertelt. Het zijn flarden, elk vanuit een eigen geschiedenis en perceptie. Mensen zijn de belichaming van een moment. Iedereen heeft een stukje waarheid vast, maar ook een stukje onwaarheid. Emoties, geschiedenislijnen, karakters, competenties, … Alles heeft een impact op de dialogen, mails, overleggen. Kijk erdoor. Probeer het kruispunt te vinden, en vandaar een richting te zoeken. Jij bent als coach de expert in dit traject. Het is niet omdat je voor een opdracht betaald wordt, dat de oplossingen die ‘internen’ je proberen aanpraten, gevolgd moeten worden. Net dat is je meerwaarde, hierboven kunnen kijken en durven ‘neen’ zeggen en -uiteraard- goed motiveren waarom.
  • Wees eerlijk en transparant. Je hoeft niet om mensen of externe partners heen te lopen in wollig gezwets. Vertel beleefd wat je observeert, wees transparant in je aanpak en spaar niets of niemand omwille van ‘rust’ of ‘posities’. Kies je communicatiemethoden voorzichtig, vertaal alles constructief en hoopvol, maar uit wat je vindt dat moet geuit worden. Alleen dan kunnen anderen leren, en zien. Net dat maakt je krachtig als coach. Het heeft geen zin de solidaire plaat van de organisatie op te zetten, als ze net je hulp inroepen. Doe joúw ding binnen hún mogelijkheden. En laat ze kijken, tanken en leren.
  • Blijf helder in je rol. Maak een keuze of je al dan niet ‘extern’ of ‘intern’ bent. Het zijn twee verschillende zaken, de scoop is anders. Je raakt in die duopositie allicht te verweven. Men neemt je tevens snel ‘for granted’ en als ‘een van ons’. En net dat kan niet je rol zijn als coach. Je moet héél sterk zijn/staan om de beiden te kunnen combineren. Het is mij grotendeels gelukt, maar ik denk niet dat ik ooit nog in eenzelfde statuut en parket wil hangen.
  • Ken je grenzen. Je bent coach, en je bent de enige coach ter plaatse. Wees realistisch in wat je de vzw kan bieden en wat niet. Toveren is helaas onmogelijk, gerichte aanzetten en belangrijke funderingen heropbouwen wél. Maak daarin glasheldere afspraken.

Wat wil ik graag aan andere vzw’s in moeilijkheden meegeven?

  • Wees niet beroerd om hulp te vragen. Als je in een crisis zit, dan is er vaak wel een uitweg. Doch die uitweg mag zeker hand in hand gaan met derden. Gebruik de kennis en de kracht van personen of organisaties waar je bij terecht kan. Zet die trots opzij, en zwaai je deuren open.
  • Doe niet mee aan ‘wandelgangen’. Vaak maken de mensen rondom een organisatie in moeilijkheden het geheel nog een pak erger door héél veel met derden over die moeilijkheden te praten. Ieder met een eigen gevoel en mening, en heel vaak ook tegelijk met een beladen oordeel. Dat is vaak nefast voor een organisatie die zichzelf wil opkrikken. Het is logisch dat waar het hart vol van zit, ook veel gepraat wordt. Doch wik en weeg je woorden. Kies volwassen en doordacht met wie en waar je fulmineert of ventileert. Focus daarbij op de uitkomst en val niet in herhaling door de battles steeds opnieuw te benoemen. En vooral niet dààr waar het geen officiële kanalen zijn. Dat is negatieve energie, een stormende onderstroom die je in gang houdt. En als het echt niet anders kan: neem dan liever afstand, slik je emoties wat in, en laat in respect anderen hun werk doen.
  • Toon respect en zorg voor elkaar. In moeilijke tijden is het bijzonder belangrijk dat er respect is voor mensen die zich proberen inzetten. Of die inzet nu productief is of niet, mensen zijn betrokken. Waardeer dat. Tracht naar het gebeuren te kijken vanuit elkaars stoel. En probeer zo te zien dat iedereen moeite doet, ook al ben je het zelf niet eens met wat gebeurt. Spreek ook positief naar elkaar toe, waardeer inzet. Het gebeurt veel te gemakkelijk dat er een overfocus is op alles wat niét gebeurt en op iedereen die contraproductief lijkt. Stel je daarboven, zoek je tandems en ga met hen rustig verder aan de slag. Vergeet geen zorg te dragen voor elkaar. Uit voldoende ‘dank je’, ‘kan ik iets voor je doen’ en ‘gaat het met je’. En méén het ook. Dit zijn de kleine energiefactoren die maken of mensen het verder redden in moeilijke situaties, of net breken.
  • Zet dat ego aan de kant. Mochten we allemaal de waarheid even fel in pacht hebben, dan de meningen die we rondstrooien, dan wàs er allicht geen probleem noch crisis. Probeer in te zien dat niet jij, en ook niet persé de ander, de ‘juiste’ analyse maakt en de ‘goede’ oplossingen kent. Doordrammen in betweterigheid en omterluidst gaan roepen leidt enkel tot nog méér vuur bij de vlam, terwijl je net de brand probeert te blussen. Los je eigen traject uit het verleden, hoe waardevol je ook was als beroepskracht of vrijwillig(st)er. Doe afstand van jezelf, en focus op het geheel en de vooruitgang. Als je dat niet kan, is de valkuil dat er méér op de persoon gespeeld wordt. En dan wordt er amper nog gelet op de inhoud die je aanreikt. Is dat wat je wilt? Werk mee aan de noodzakelijke verandering, zonder dat je zélf in het licht wil staan of anderen in de schaduw wil duwen. Kom in groep tot die daden die de vzw vooruit helpen, ook al is het dan niet onmiddellijk ‘jouw verhaal of verdienste’.
  • Toon inzet en doé iets. In een crisisperiode is elke bijdrage cruciaal. Iedereen probeert op iedereen te rekenen. Als je zaken belooft, voer ze uit of communiceer waarom het niet lukt. Het kost anderen tonnen energie om steeds opnieuw afspraken te moeten herzien, of afhankelijk te worden van beloftes die niet worden uitgevoerd. Wees liever schaars in wat je zegt dat je gaat doen, maar doé dat dan wél.
  • Schuw geen verandering. Kies je voor verandering, durf dan te kijken en te leren uit de patronen die er zijn. Héél vaak wordt er vanuit patroondenken naar het probleem gekeken, of vanuit rolpatronen met problemen omgegaan. Maar net dàt denken en handelen bracht de organisatie beslist mee in moeilijkheden. Dus je kijkwijze moet anders, of je aanpak. Je doet jezelf en de organisatie alle eer aan door hier resoluut voor ‘anders’ te gaan waar nodig. En geloof me, je kunt er enkel verrijkt uitkomen.
  • Durf loslaten. Wanneer je als vrijwillig(st)er of beroepskracht voelt dat je écht niet meer kan en dat je energie op is, of te beladen wordt: los het gebeuren. Het is een zware rugzak voor anderen als je alsnog inzet probeert te tonen, omdat men dan zaken gaat blijven verwachten waar je eigenlijk geen energie meer voor hebt. Vermoeid ga je vaak ook vanuit een beladen sfeer en toon ageren. Of naast de kwestie. Als anderen je hierop wijzen, en advies geven, neem dat advies aan als een geschenk. Ga er niet tegen rebelleren. Kijk wat jou rust kan bieden, spreek dit uit en gun het jezelf. Zo kan er terug balans ontstaan waar balans nodig is. Bij jezelf, bij je collega’s en bij de organisatie.
  • Communiceer. De kiem van alle trajecten bij eender welke organisatie ligt bij goede communicatie. Weinigen slagen erin deze fakkel vast te houden. Zoek de hiaten, zoek de verbeterpunten, zet je krachten in en ga aan de slag met dat communiceren. Doén!

Uiteindelijk is er nu terug hoop voor de vzw. Er komt een vervroegde Algemene Vergadering, met een stevige agenda om nieuwe mensen mandaat te geven en de wil om stap per stap de funderingen te heropbouwen. Een knappe tussenstap, die bloed zweet en tranen heeft gekost bij vele mensen. Maar het heeft geloond. Misschien wordt de vzw ontbonden, misschien gaat ze verder met een nieuwe ploeg. In elk geval: Er zal iéts gebeuren waardoor haar missie en bestaansreden weer kan herleefd en beleefd worden, al dan niet in een andere vorm.

Ikzelf kijk heel positief terug op dit traject en neem de leerpunten strak bij de hand bij volgende gelijkaardige begeleidingen. Natuurlijk ging ik hier niet diep in op oorzaken en omvang van de moeilijkheden, doch de leerpunten kunnen andere organisaties misschien wel inspireren. Ik wil Casa Rosa ook warm bedanken omdat ik deze casus zo transparant mocht meegeven op mijn website!

 

Share

© 2013 x-anders
website miene.be

Naar boven