de dynamiek in een organisatie waar vrijwillig(st)ers werkgever zijn

quote_blog1

In vele organisaties hebben vrijwillig(st)ers de teugels in handen. De organisatie houdt stand dankzij vrijwilligersinzet. Ze staan ook formeel aan het roer: als bestuurslid, werkgever en eindverantwoordelijke. Het brengt tussen beroepskrachten en vrijwillig(st)ers verwachtingen en dynamiek. De mate waarin een organisatie professioneel wil of kan zijn hangt nauw samen met de manier waarop bestuursleden en beroepskrachten elkaar vinden.



Opdracht en afstemming

Wat is werkgeverschap? Is dit het personeelsbeleid uitstippelen en opvolgen, of gaat het om de totale verantwoordelijkheid over een organisatie dragen? Je kan de vraag vanuit juridische hoek bekijken, maar ook blikken op functionaliteit voor een organisatie. De puzzel moet passen. Over opdrachtverdeling kunnen meningen verschillen. “Bestuurders hoeven zich niet bezig te houden met concretisering van beleidsplannen in acties en houden zich best ook niet bezig met het ‘individuele personeelsbeleid’, maar kunnen wel het kader scheppen voor het ‘soort personeelsbeleid’ dat bij hun organisatie past. Waarvoor en hoe dient de coördinator terug te koppelen naar het bestuur en waarvoor niet? Kan de coördinator autonoom beslissingen nemen of niet?”, stelt coördinator Tuur

In een vrijwilligersorganisatie heerst er een eigen werksfeer. Veel zaken verlopen op een informele manier. Dit zorgt voor een ongedwongen werksfeer, doch tevens druk op de organisatie. Wie neemt de leiding om bestuursvrijwillig(st)ers op hun mandaat te wijzen, en verantwoordelijkheid af te dwingen? De voorzit(st)er? De professioneel leidinggevende? Wie bewaakt of een professioneel leidinggevende haar/zijn taak juist doet? Een raad van bestuur? Een gemandateerd vrijwillig(st)er? In vele organisaties wordt dit niet uitgesproken, noch vastgelegd in statuten of huishoudelijk reglementen. En als het wel zo is, dan wordt er vaak relativerend mee omgegaan. Je wil immers een fijne organisatie blijven om je (vrijwillig) voor te kunnen engageren.

Identiteit en verwachting

Een organisatie kan haar kern als vrijwilligersorganisatie ontsporen of verliezen. De vitesse van beroepskrachten en vrijwilligers staat anders, de focus verschilt. Vaak hangt dit af van omstandigheden (verloop, wissels, …) of individuen (met elk hun karakter, stijl, ervaring, competenties, …) die op dat moment een rol op zich nemen.

Dit roept ongetwijfeld emoties op. “Een vrijwillig(st)er wéét toch niet met wat ik bezig ben? Hoe kan die nu oordelen hoe ik mijn job doe? En dan nog, vaak heeft zij/hij er geen kaas van gegeten, en komt zij/hij wat gewichtig doen, zich moeien, maar maakt veel kapot intussen. En ik verlies kostbare tijd!”, stelt Manuel als directielid. “Een bestuurder is een bestuurder, bezoldigd of niet, dat maakt niet uit. Besturen brengt serieuze verantwoordelijkheden met zich mee en daar maakt het al dan niet vrijwilliger zijn geen verschil. Ik vraag me af of elke vrijwillige bestuurder zich daar voldoende bewust van is. Vanaf wanneer is het niet meer te verantwoorden dat een organisatie door een vrijwillig bestuur gerund wordt?.”, vraagt coördinator Katrien zich af.

Gevoel van bestuurders

Bestuursleden hebben ook hun kijk op de zaak: “Ik voelde me als voorzitter erg verantwoordelijk, nog het meest van al voor alle vrijwilligers. Ik vond dat iedereen zich in de organisatie goed moest kunnen voelen, dat iedereen iets moest kunnen bijdragen volgens zijn of haar kunnen en kennen. Ik maakte me wel zorgen over de continuïteit wanneer bepaalde kernvrijwilligers stilaan begonnen af te haken. Het vroeg, achteraf gezien, te veel van mij.”, duidt voorzitter Tim. Personeelsverantwoordelijke Emily vult aan: “Je beseft in het begin niet zo goed wat dat allemaal inhoudt en tegen dat je het door hebt, is het al te laat. Ik denk dat bestuursvrijwilligers veel meer veel beter en veel vaker zouden moeten worden opgeleid en gevormd.”. 

Bestuurslid Seppe vat samen: “Er zijn drie ‘specificiteiten’ die me bijblijven. Ten eerste een vreemde hiërarchie: als jonge, soms onervaren, vrijwilliger ‘baas’ zijn van professionele krachten met soms veel meer ervaring. Ten tweede een botsend tijdsgegeven: professionals met een voltijdse job die in het midden van de organisatie staan versus vrijwilligers waarvoor hun engagement (hoe geëngageerd ook) een andere plek heeft. En ten derde: ‘Wie leidt wie?’. Professionele krachten geven vaak veel sturing en leiding aan een organisatie, soms ook aan een bestuur met vrijwilligers.”

Slaagkans en tips

De interactie tussen professionals en bestuursleden, vormen de fundering van de slaagkansen van je organisatie. Wat de situatie of setting ook is: Het vraagt bewust afstemming, heropfrissing, nieuwe duiding of bespreekbaarheid. 

  1. Een zeer bewuste aanpak bij rekrutering van vrijwillig(st)ers en beroepskrachten is belangrijk. Goed aftasten of ze begrijpen wat een vrijwilligersengagement inhoudt, de voordelen, de valkuilen, de verwachtingen en mogelijkheden.
  2. Vul dit aan met glasheldere afspraken naar een haalbaar takenpakket en duidelijk mandaat.
  3. Besef en toon begrip voor elkaars draagkracht, verantwoordelijkheden en persoonlijkheid.
  4. Streef een heldere interne communicatie na.
  5. Voorzie coaching en ondersteuning, en maak als beroepskrachten en als vrijwillig(st)ers voldoende tijd voor dit aspect en elkaar.
  6. Ga voor een functionele barometer tussen professionele leidinggevenden en bestuursleden, en laat dit ook toe met zo weinig mogelijk weerstand.

Wie dit alles voelt, ademt en respecteert, die kan hiermee aan de slag. Die haalt het mooie uit de dynamiek en weet de spanne op een constructieve manier in te zetten.

 

Wat is jouw ervaring?

 

Share

© 2013 x-anders
website miene.be

Naar boven